Jedes Unternehmen tut sein Bestes, um Kundendaten zu sammeln, von E-Mail-Adressen und Telefonnummern bis hin zu Social-Media-Profilen. Allerdings kann die Verwaltung dieser Informationen auf verschiedenen Geräten und Plattformen mühsam sein.
Vielleicht benötigen Sie Zugriff auf eine E-Mail, die Ihr Vertriebsmitarbeiter an einen neuen Kunden gesendet hat. Oder Sie haben eine Beschwerde direkt von einem Stammkunden erhalten. Sie wissen jedoch nicht, mit wem dieser normalerweise innerhalb des Unternehmens zu tun hat. Wenn Sie auf solche Probleme stoßen, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Kontaktverwaltung zu überdenken.
1. Zentralisieren Sie Daten mit den richtigen Tools
Selbst als Startup ist es am besten, Kontaktinformationen an einem zentralen Ort aufzubewahren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie für einige Kunden eine E-Mail-Adresse in Outlook oder Gmail gespeichert haben. Mit anderen sind Sie auf X, LinkedIn oder anderen sozialen Medien verbunden. Vielleicht haben Sie für einige Kunden nur eine Telefonnummer in Ihrem veralteten Papier-Organizer.
Wenn Ihre Mitarbeiter zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, um auf Kontaktinformationen zuzugreifen, wird dies zwangsläufig zu einer Verlangsamung führen. Verwenden Sie stattdessen ein einziges System oder eine globale Adressliste, um Kundendaten zu erfassen und zu speichern. Vielleicht möchten Sie mit einem einfach zu verwendenden System wie Microsoft Excel oder Google Spreadsheets beginnen. Irgendwann müssen Sie jedoch auf ein leistungsfähigeres System wie BIGs oder Hubspot umsteigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf allen Ihren Geräten, einschließlich Ihrem Smartphone, auf Kontaktinformationen zugreifen können. Obwohl es bestimmte Schritte erfordert, ist es nicht schwierig, globale Adresslisten mit dem iPhone synchronisieren oder Android-Geräte. Mitarbeiter, die die globale Adressliste mit ihren privaten Geräten synchronisieren, verzichten eher darauf, eine eigene redundante persönliche Kundenkontaktliste zu führen.
2. Kontakte filtern und anen
Jeder Ihrer Kontakte hat andere Bedürfnisse. Sie sammeln Daten von Investoren, Kunden, die einen Kauf getätigt haben, potenziellen Kunden und Lieferanten. Mit einem effektiven CRM-Tool können Sie Ihre Kontakte kategorisieren. So können Sie den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen bereitstellen.
Die Kategorien können je nach Ihren spezifischen Anforderungen variieren. Sie können nicht nur die Rolle der Person angeben, sondern auch ihren Standort, wo Sie sich verbunden haben, oder Branchen-Tags wie Finanzen oder HR. Wenn Sie also alle Teilnehmer eines bestimmten Seminars erreichen möchten, können Sie mit diesem Schlüsselwort suchen.
Notizen in Ihrer Kontaktdatenbank sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihren zukünftigen Gesprächen eine persönliche Note zu verleihen. Hat ein Kunde erwähnt, dass sein ältestes Kind bald heiratet? Oder hat er vielleicht Interesse daran geäußert, Skifahren zu lernen? Notieren Sie sich diese Details. Wenn Sie das nächste Mal mit ihm sprechen, können Sie ihn nach der Hochzeit fragen oder ob er schon auf der Piste war. Wenn Sie Ihrem Gespräch diese persönliche Note verleihen, bauen Sie eine stärkere Verbindung zu Ihren Kunden auf.
3. Mit sozialen Profilen verbinden
Ihre Kunden sind mit Sicherheit auf Social-Media-Sites vertreten. Über fünf Milliarden Menschen auf der ganzen Welt nutzen irgendeine Art von Social-Site. Diese Zahl wird bis 2028 voraussichtlich auf über sechs Milliarden steigen. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Sie soziale Profile in Ihr Kontaktmanagement integrieren.
Wenn Sie Kunden nach Kontaktdaten fragen, fragen Sie neben E-Mail-Adressen und Telefonnummern auch nach Social-Media-Profilen. So können Sie besser personalisierte Antworten geben und die Präferenzen Ihrer Kunden verfolgen. Wenn Sie schnell auf Fragen in sozialen Netzwerken antworten, können Ihre Follower Sie direkt auf ihrer bevorzugten Website kontaktieren. Darüber hinaus können Sie diese Plattformen nutzen, um Fragen zu stellen und zu sammeln.
Das Verfolgen von Social-Media-Inhalten kann überwältigend werden, wenn Sie nicht aufen. Nutzen Sie Social-Management-Tools wie Hootsuite, Buffer oder SocialPilot. Diese Tools können Ihnen dabei helfen, Ihre Social-Media-Konten zu verfolgen. Sie können Interaktionsmöglichkeiten erkennen, ohne von einer Flut von Posts überwältigt zu werden. Sie bieten auch Social Analytics und ermöglichen es mehreren Mitarbeitern, auf Inhalte zuzugreifen und Posts zu erstellen.
4. Halten Sie Ihre Daten aktuell und sicher
Überladene, sich wiederholende und veraltete Kontaktinformationen sind für Ihr Team nutzlos. Beauftragen Sie ein Teammitglied damit, Ihre Kontaktliste regelmäßig zu bereinigen, oder verwenden Sie ein Programm, das dies für Sie erledigt. Achten Sie darauf, Personen zu entfernen, die keine Korrespondenz mehr von Ihrem Unternehmen erhalten möchten.
Wenn Sie der Gedanke, alte Kontakte, darunter ehemalige Kollegen oder ehemalige Kunden, zu löschen, stresst, archivieren Sie sie stattdessen. Dadurch werden sie aus Ihrer Hauptkontaktdatenbank ausgeschlossen, aber Sie verlieren keine Verbindung, die in Zukunft nützlich sein könnte.
Sicherheit ist unerlässlich, um zu verhindern, dass Hacker Ihre Kontaktliste stehlen und die Sicherheit der Daten Ihrer Kunden gefährden. Wählen Sie ein sicheres, verschlüsseltes CRM-Tool, um effektive Sicherheit zu gewährleisten.
Generell sollten alle für die Arbeit genutzten Geräte über wörter zum Entsperren der Bildschirme verfügen. Darüber hinaus sollte für alle Programme, die Zugriff auf vertrauliche Daten gewähren können, die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein, sofern diese verfügbar ist. Dies ist zwar für alle ein zusätzlicher Schritt, aber die Sicherheitsvorteile sind den Aufwand wert.
Außerdem muss sichergestellt werden, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Datenkategorien haben. Beschränken Sie den Zugriff auf Kontaktinformationen auf autorisierte Mitarbeiter. Dazu gehört die Zuweisung von Berechtigungen an jede Person, von der Möglichkeit, die Liste anzuzeigen, bis hin zur Erlaubnis, Änderungen vorzunehmen.
Und achten Sie darauf, dass ehemalige Mitarbeiter niemals ihren Zugriff behalten. Offboarding-Verfahren müssen immer die Sperrung des Zugriffs auf alle Programme und Listen umfassen, die wichtige Informationen enthalten. Es ist peinlich, wenn ein Mitarbeiter, der im Guten gegangen ist, weiterhin Zugriff hat. Es kann potenziell katastrophale Folgen haben, wenn ein verärgerter ehemaliger Mitarbeiter Chaos im System anrichten oder an Kundeninformationen gelangen kann.
Die Zukunft Ihres Kontaktmanagements
Bei effektivem Kontaktmanagement geht es nicht nur darum, Namen und Nummern zu organisieren. Es geht darum, nahtlose Verbindungen zu schaffen, die Ihrem Team mehr Macht verleihen und Kundenbeziehungen stärken. Ein organisiertes, zentralisiertes System ist mehr als nur praktisch – es ist ein Wettbewerbsvorteil, der die Effizienz steigert und stärkere Verbindungen fördert.
Indem Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, schnell zu reagieren, die Kontaktaufnahme zu personalisieren und proaktiv zu bleiben, schaffen Sie die Grundlage für tieferes Vertrauen. Die Erwartungen der Kunden entwickeln sich ständig weiter. Ihre Fähigkeit, flexibel und kundenorientiert zu bleiben, wird Ihr Unternehmen von der Masse abheben und zu nachhaltigem Erfolg führen.
