Unternehmen haben normalerweise Dutzende von Papierkram in ihrem täglichen Betrieb. Es gibt immer Verträge, Vereinbarungen, Formulare und Dokumente, die unterschrieben werden müssen. Elektronische Signaturen sind eine fortschrittliche Möglichkeit, Dokumente ohne Papierkram zu signieren. Sie müssen nicht ausdrucken oder nachverfolgen, wer ein bestimmtes Dokument unterzeichnet hat. Unternehmen und Unternehmen, die elektronische Signaturen verwenden, erleben erhebliche positive Ergebnisse, von einer verringerten Dokumentation bis hin zu mehr Produktivität und Effizienz.
Was ist eine elektronische Signatur?
Elektronische Signaturen sind Symbole oder Daten in digitaler Form, die einem elektrisch gesendeten Dokument mit der Absicht beigefügt werden, es zu signieren. Sie sind einfach und bequem zu bedienen, da Sie für die elektronische Unterschrift nur mit der Maus klicken müssen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Unterschrift zu erstellen, z. B. das Eintippen Ihrer Unterschrift über die Tastatur, das Zeichnen Ihrer Unterschrift mit dem Cursor, das Hochladen eines Bildes Ihrer Unterschrift oder das Verwenden Ihres Fingers auf Ihrem Touchscreen-Gerät, um Ihre Unterschrift zu verfolgen.
Wenn Sie sich fragen wie man ein Word-Dokument signiert und was die Vorteile elektronischer Signaturen sind, sind Sie bei uns genau richtig. In den nächsten fünf Minuten erfahren Sie mehr über die großartigen Vorteile elektronischer Signaturen. Schau mal!
1. Einfach zu verwenden
Das Erlernen der Verwendung und Erstellung elektronischer Signaturen ist ein Spaziergang im Park. Sie können nach verfügbaren Apps und Online-Ressourcen suchen, die Ihnen bei der Verwendung und Gestaltung Ihrer personalisierten elektronischen Signatur helfen können. Nachdem Sie Ihre elektronische Signatur erstellt haben, können Sie sie an jedes beliebige Dokument anhängen.
Eine elektronische Signatur ist praktisch für Sie und Ihre Mitarbeiter, da Sie ein Dokument in Sekundenschnelle elektronisch signieren können, wo immer Sie sich auf Ihrem Gerät befinden. Es stellt auch sicher, dass Ihre Arbeit ohne Unterbrechungen erledigt wird.
2. Es ist zuverlässig
Elektronische Signaturen werden mit Tools entworfen, die von der Digital and Population Data Services Agency angeboten werden, was bedeutet, dass sie zuverlässig sind. Sie garantieren die Integrität, Originalität und Unbestreitbarkeit des unterzeichneten Dokuments. Fortgeschrittene elektronische Signaturen geben den beteiligten Parteien die Gewissheit, wer das Dokument unterzeichnet hat, dass die Signatur nach der Unterzeichnung nicht unterbrochen oder geändert wurde und dass der Unterzeichner die Unterzeichnung des Dokuments nicht leugnen oder behaupten kann, dass danach Änderungen am Dokument vorgenommen wurden Unterzeichnung.
3. Zeitersparnis
Das Signieren von Papierdokumenten kann mühsam sein. Sie müssen das Dokument langwierig drucken, scannen oder faxen. Wenn es von mehreren Personen unterschrieben werden muss, müssen Sie sich die Zeit nehmen, das Dokument zu senden und auf den Erhalt des Dokuments zu warten. Im schlimmsten Fall, wenn das Dokument wertvolle Informationen enthält, müssen Sie eine persönliche Unterzeichnung des Dokuments veranlassen. Noch schlimmer kann es werden, wenn das Dokument verlegt wird, da Sie den gesamten Prozess von vorne beginnen müssen, was das Risiko einer rechtlichen Haftung erhöht.
Die Entscheidung für elektronische Signaturen erspart Ihnen jedoch den Aufwand. Es ermöglicht Dokumente zu sein unterzeichnet und innerhalb von Sekunden wieder zurück. Dies spart Ihrem Unternehmen viel Zeit, die auf die Durchführung der Unternehmensprojekte verwendet wird. Die Erhöhung der Vertrags- und Angebotsgeschwindigkeit trägt dazu bei, gute Beziehungen zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten und Ihnen gleichzeitig den Vorteil zu verschaffen, den Sie benötigen.
4. Kosteneffizient
In Unternehmen suchen Manager immer nach Möglichkeiten, Ausgaben zu reduzieren und ihre Gewinne zu steigern. Die Einführung elektronischer Signaturen hilft Ihnen, unnötige Kosten für den Kauf von Papier, Stiften, Druckern und andere Kosten zu vermeiden, die mit der Unterschrift eines Dokuments in Papierform verbunden sind. Es spart auch Transportkosten für persönliche Unterschriften, die mit Papierdokumenten geliefert werden.
Im Allgemeinen tragen elektronische Signaturen dazu bei, die Menge an Papierkram auf Ihrem Schreibtisch und die Materialien zu reduzieren, die zum Senden und Empfangen von Dokumenten zum Signieren erforderlich sind. Darüber hinaus werden menschliche Fehler behoben, die beim manuellen Signieren eines Dokuments auftreten. Diese Fehler und Inkonsistenzen können sich auf lange Sicht als kostspielig erweisen.
5. Sicher und geschützt
Beim Umgang mit sehr wertvollen Dokumenten kann es schwierig sein sicherzustellen, dass sie die richtigen Personen mit den richtigen Mitteln erreichen. Selbst nach Einhaltung aller Sicherheitsprotokolle besteht immer das Risiko, dass die Dokumente verlegt, gestohlen oder manipuliert werden.
Die Umstellung auf elektronische Signaturen stellt jedoch sicher, dass Ihre Dokumente sicher sind, weil:
- Sie beschleunigen den Unterzeichnungsprozess und verringern den Handwechsel
- Sie garantieren, dass keine Unterschrift fehlt
- Sie sind schwer zu fälschen und rechtsverbindlich
- Unbefugte können ohne Erlaubnis keinen Zugriff auf das elektronische Dokument erhalten
- Elektronisch signierte Dokumente enthalten Informationen wie die Identität des Unterzeichners, den Zeitpunkt der Unterzeichnung und den Ort
- Sie können selbst geringfügige Änderungen und Anungen erkennen, wodurch sie schwer zu manipulieren sind
- Sie können für zusätzliche Sicherheit mit codes und biometrischen Authentifizierungsmethoden geschützt werden
6. Zeit- und ortsunabhängig
Im Gegensatz zum Signieren von Papierdokumenten, bei denen Sie im Büro anwesend sein oder eine persönliche Signatur veranlassen müssen, können elektronische Signaturen jederzeit und überall erstellt werden. Dies ist insbesondere bei der Zunahme von Remote-Arbeiten unerlässlich; Es ermöglicht die Fernsignierung von Dokumenten, anstatt dass die Unterzeichner reisen, um ein Dokument zu unterzeichnen. Ortsunabhängigkeit ist wichtig, insbesondere wenn das gleiche Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden soll. Die Unterzeichner müssen keinen Ort finden, an dem sie sich treffen können; jeder unterschreibt von wo auch immer Sie sind.
7 Umweltfreundlich
Die Verwendung elektronischer Signaturen wirkt sich positiv auf die Umwelt und eine nachhaltige Entwicklung aus. Elektronische Signaturen reduzieren den Verbrauch von Papier, das die Umwelt belastet, erheblich. Außerdem wird Papier aus Bäumen hergestellt, so dass die Reduzierung seines Verbrauchs weniger Bäume fällen und so die Umwelt schonen hilft. Fernsignaturen, die jederzeit und von überall aus durchgeführt werden können, tragen ebenfalls zur Verringerung der Reisekosten bei. Die Reduzierung der Reisekosten trägt dazu bei, die Zahl der Autounfälle zu verringern.
8. Verfahren zur grenzüberschreitenden Unterzeichnung
Elektronische Signaturen sind ein schneller und effizienter Weg, wenn Dokumente grenzüberschreitend signiert werden müssen. In der Europäischen Union richtet sich die elektronische Signatur jedoch nach den eIDAS-Verordnungen der EU. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist in den Ländern der Europäischen Union akzeptabel.
Fazit
Elektronische Signaturen sind Fortschritte in der Technologie mit vielen Vorteilen. Es spart Ihnen nicht nur Geld, sondern hilft Ihrem Unternehmen finanziell zu wachsen. Elektronische Signaturen beeinträchtigen Ihren Geschäftsbetrieb nicht; Sie lassen sich in Geschäftstools integrieren, die Sie bereits besitzen, darunter Google Docs, PDF, Dropbox, Microsoft Word und Salesforce. Sie brauchen keinen Grund für die Einführung elektronischer Signaturen; es ist eine Voraussetzung für jedes Unternehmen oder jede Organisation.
