Eventmanagement-Leitfaden von Anfang bis Ende

Möchten Sie eine Veranstaltung ausrichten? Dieser Eventmanagement-Leitfaden hilft Ihnen dabei! Wir führen Sie von Anfang bis Ende durch die Schritte, von der Entscheidung über ein Datum und einen Veranstaltungsort bis hin zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung und stellen sicher, dass alles reibungslos verläuft.

Was ist Eventmanagement?

Veranstaltungsmanagement ist der Prozess der Planung, Umsetzung und Durchführung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit einer bestimmten Veranstaltung. Es ist ein umfassender Prozess, der alle Aspekte der Planung, Organisation und Verwaltung einer Veranstaltung umfasst.

Eventmanager sind dafür verantwortlich, dass am Tag Ihrer Veranstaltung alles reibungslos abläuft. Sie müssen Faktoren wie Raummiete, Catering-Vorbereitungen, Marketingstrategie und Logistik wie Parkvorkehrungen usw. berücksichtigen, damit Sie alles abgedeckt haben, wenn es um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung geht.

Ein guter Eventmanager sorgt dafür, dass seine Kunden eine tolle Zeit bei ihren Events haben, indem er sicherstellt, dass sie während des gesamten Prozesses von Anfang bis Ende über alles informiert sind, was ihnen wiederum die Gewissheit gibt, dass es keine Überraschungen geben wird komm Showtime!

Entscheiden Sie sich für ein Datum und einen Veranstaltungsort

Die Wahl eines Datums und Veranstaltungsortes ist der erste Schritt bei der Zusammenstellung einer Veranstaltung. Ihre Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, darunter:

• Zeit des Jahres. Gibt es eine bestimmte Saison, in der Ihr Publikum am meisten interessiert sein wird? Wenn ja, sollten Sie erwägen, die Veranstaltung in dieser Zeit zu planen.
• Kapazität und Standort des Veranstaltungsortes. Die Größe des Veranstaltungsortes ist wichtig, da sie beeinflusst, wie viele Personen teilnehmen können (und ob er leer aussieht oder nicht). Wenn Sie zum Beispiel 500 Personen auf Ihrer Veranstaltung haben möchten, Ihre einzige Option jedoch ein großes Theater mit 1,000 Personen ist, müssen Sie wieder von vorne anfangen und sich eine andere Option einfallen lassen, um eine so große Menschenmenge zu beherbergen.
• Kosten und Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes. Sie müssen auch darüber nachdenken, ob dieser Veranstaltungsort innerhalb des Budgets liegt (und ob er bei Bedarf verfügbar ist). Manchmal verlangen Veranstaltungsorte Anzahlungen, bevor sie Reservierungen vornehmen können; Wenn ja, stellen Sie sicher, dass diese Einzahlungen nicht zu hoch sind!

Entwickeln Sie ein Budget

• Entwickeln Sie ein Budget. Bevor Sie mit Ihrer Veranstaltung beginnen, ist es wichtig zu wissen, wie viel Sie sich leisten können, um dafür auszugeben. Sie müssen alle Kosten, die für die Planung und Durchführung einer Veranstaltung anfallen, in Ihr Budget einbeziehen – dazu gehören Dinge wie Mietgebühren für den Veranstaltungsort, Essen für die Teilnehmer, Materialien für Dekorationen und Beschilderung, Werbematerialien wie Flyer oder Broschüren, Gehälter der Mitarbeiter, und Gerätekosten. Vergessen Sie auch andere Ausgaben wie Druckkosten für Tickets oder Einladungen nicht!
• Schätzen Sie realistisch ein, was Sie sich leisten können. Wenn Sie zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, schauen Sie sich ähnliche Veranstaltungen in Ihrer Nähe an, die kürzlich stattgefunden haben (oder in Kürze stattfinden), damit Sie einige Vergleichspunkte haben, wenn Sie die Gesamtkosten für Ihre schätzen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nicht unterschätzen, wie viel Zeit von allen Beteiligten (einschließlich Ihnen selbst) benötigt wird. Je komplexer das Konzept einer Veranstaltung wird (dh mehr interaktive Aktivitäten), desto mehr Menschen müssen im Allgemeinen für ihren Erfolg zusammenarbeiten; Daher erhöht dies die Gesamtkosten, die mit der erfolgreichen Durchführung dieser Versammlung verbunden sind!
• Seien Sie auch auf unerwartete Kosten gefasst! Solange Menschen an der Organisation von gesellschaftlichen Zusammenkünften beteiligt sind – und insbesondere solche, die Alkoholkonsum beinhalten – wird es immer Überraschungen oder Probleme in letzter Minute geben, die unerwartet während der Vorbereitungsperioden vor dem Anpfiff selbst auftreten; Finanziell vorbereitet zu sein, bevor man sich voll und ganz auf solche Unternehmungen einlässt, sorgt also während des gesamten Prozesses für mehr Seelenfrieden … und hilft, schlaflose Nächte zu vermeiden, in denen man sich Sorgen darüber macht, ob alles in Ordnung gelaufen ist :)“

Richten Sie Ihre Event-Website ein

Sie haben eine großartige Idee für eine Veranstaltung und sind bereit, sie von der Konzeptphase in die Realität umzusetzen. Der erste Schritt in diesem Prozess ist Erstellen einer Website für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie nicht die Zeit oder die erforderlichen Fähigkeiten haben, um selbst eine zu erstellen, können zahlreiche Websites helfen, eine schnell zum Laufen zu bringen. Wenn Sie lieber etwas Heimwerkerfreundliches ausprobieren möchten, sind Tools wie Wix und Squarespace für jeden mit grundlegenden Computerkenntnissen einfach genug zu verwenden – und sie sind kostenlos!

Sobald Ihre Website eingerichtet ist und läuft, vergewissern Sie sich, dass sie alle relevanten Informationen zu Ihrer Veranstaltung enthält: Datum, Uhrzeit (einschließlich der Öffnungszeit), allgemeiner Standort (Straße oder Name des Veranstaltungsortes) und alle anderen Details, die die Teilnehmer vor dem Kauf möglicherweise wissen müssen ihre Fahrkarten. Vergessen Sie nicht die direkten Links, damit die Leute Tickets online kaufen können, wenn sie sie nicht zu Hause ausdrucken möchten; Die meisten Ticketing-Unternehmen bieten diese Option automatisch beim Kauf an, aber überprüfen Sie es noch einmal, falls sich Details seit der letztjährigen Veranstaltung geändert haben!

Vermarkten und bewerben Sie Ihre Veranstaltung

Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre Veranstaltung angehen möchten, ist es an der Zeit, dies bekannt zu machen. Hier kommen soziale Medien und E-Mail-Marketing ins Spiel. Soziale Medien können verwendet werden, um das Datum und den Ort Ihrer Veranstaltung sowie alle damit verbundenen Veranstaltungen oder Werbeaktionen, die gleichzeitig stattfinden, bekannt zu machen. Es ist auch ein großartiger Ort für Leute, die an einer Teilnahme interessiert sind, aber noch keine Tickets haben, um mehr darüber zu erfahren, was sie erwartet, wenn sie an Ihrem Veranstaltungsort ankommen. E-Mail-Marketing hat ähnliche Fähigkeiten: Das Versenden von Benachrichtigungen über Ticketverkäufe, Freiwilligenangebote usw. per E-Mail ermöglicht jedem mit Zugang zu einer Internetverbindung (was jetzt so ziemlich jeder ist!) den Zugriff auf Informationen über Ihre Veranstaltung – das heißt, selbst wenn er sind nicht sofort interessiert, wenn ihnen später etwas ins Auge fällt, dann erinnern sie sich hoffentlich daran, es schon einmal gesehen zu haben!

Eine weitere Möglichkeit, für sich selbst zu werben, sind Printmedien wie Zeitungen oder Zeitschriften; Diese Strategie funktioniert jedoch am besten, wenn Sie versuchen, bestimmte demografische Gruppen wie ältere Erwachsene zu erreichen, die dazu neigen, soziale Medien nicht allzu oft zu nutzen (und daher dort keine Beiträge sehen würden). Außerdem erheben einige Veröffentlichungen zusätzliche Gebühren, je nachdem, wie oft pro Monat/Jahr usw., also stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie hoch diese Kosten sind, bevor Sie sich verpflichten! Oder noch besser: Versuchen Sie stattdessen, lokale Blogger zu kontaktieren – sie berechnen nichts im Voraus, schreiben aber normalerweise etwas Positives über jedes Produkt, jede Dienstleistung oder jedes Event, das Sie anbieten, vorausgesetzt, sie finden, dass es interessant genug klingt.

Es gibt viele Event-Management-Software wie z Eventia Online verfügbar. Solche Tools sind besonders hilfreich beim Eventmarketing sowie bei der Pflege der anderen wichtigen Aspekte der Eventorganisation.

Erstellen Sie ein Ereignis-Hashtag

Ein Hashtag ist eine Möglichkeit, Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien zu kategorisieren und es anderen leichter zu machen, Sie zu finden. Hashtags helfen Ihnen auch, mehr Follower zu gewinnen, indem sie es ihnen erleichtern, neue Ereignisse zu durchsuchen und zu entdecken, an denen sie interessiert sein könnten.

Ein guter Hashtag sollte einzigartig und leicht zu merken sein, aber nicht zu lang (nicht mehr als zwei Wörter). Wenn Sie Twitter verwenden, denken Sie daran, dass die maximale Länge eines Tweets 140 Zeichen beträgt.

Logistik organisieren

Bei der Planung einer großen Veranstaltung ist es wichtig sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist. Dazu gehören die richtige Ausrüstung, Menschen, Materialien und Ressourcen, um die Veranstaltung erfolgreich zu machen.

Sie sollten zuerst recherchieren, welche Art von Event-Management-Software für Ihr Unternehmen am nützlichsten ist. Sie können dies tun, indem Sie sich verschiedene auf dem Markt erhältliche Lösungen ansehen und herausfinden, welche Ihren Anforderungen und Budgetbeschränkungen am besten entsprechen. Als nächstes müssen Sie auswählen, welche Art von Technologie Sie an jedem Veranstaltungsort einsetzen möchten, an dem Veranstaltungen stattfinden (z. B. Mikrofone). Sobald diese Entscheidungen getroffen sind, ist es an der Zeit, die Logistik wie Transportmöglichkeiten zwischen Orten oder Flughäfen während der reisebezogenen Phasen der Planung einer Veranstaltung zu berücksichtigen und auszuwählen, welche Verkehrsmittel am besten geeignet sind, basierend auf Faktoren wie Wetterbedingungen (z. B. Auswirkungen der Schneeräumung). ) oder ob ÖPNV-Strecken vor der Wiederbenutzung nach Baumaßnahmen zusätzliche Wartungsarbeiten benötigen).

Der Tag vor Ihrem Event

Am Tag vor Ihrer Veranstaltung sollten Sie sich bei allen Anbietern erkundigen, die Ihnen bei der Durchführung der Show helfen.

• Der Veranstaltungsort: Sind sie bereit? Haben sie alles eingerichtet und getestet, einschließlich AV und Beleuchtung? Haben sie alle ihre Arbeiter für morgen aufgereiht?
• Catering: Haben die Mitarbeiter Ihres Caterers ihre Zeitpläne für den nächsten Tag ausgearbeitet?
• Ihr AV-Team: Sind sie bereit und in der Lage, alles auszuführen, was getan werden muss? Wenn es noch etwas zu tun gibt, tun Sie es jetzt!
• Musik: Wird zu bestimmten Zeiten Musik gespielt (z. B. Happy Hour)? Muss es anget oder ganz gelöscht werden?
• Beschilderung/Gästeliste/Sitzplan: Sind diese Dinge abgeschlossen oder werden sie noch von Veranstaltungsplanern oder anderen wichtigen Personen ausgearbeitet, die dafür verantwortlich sind, dass dies gut läuft (wie Sie!)

Der Tag Ihrer Veranstaltung

Der Tag Ihrer Veranstaltung ist der wichtigste Teil, daher müssen Sie einen Plan für jede Phase haben.

• Am Morgen vor der Veranstaltung: Jeder wird wahrscheinlich früh ankommen, um beim Aufbau zu helfen, wenn Sie eine große Veranstaltung veranstalten. Das ist eine gute Sache! Jeder sollte bis 8 Uhr morgens abgerechnet und bereit sein zu gehen; Wenn nicht, sollten sie sofort kontaktiert und gefragt werden, wo sie sind. Wenn jemand zurückgelassen oder vergessen wurde, stellen Sie sicher, dass er so schnell wie möglich ankommt, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt.
• Während der Einrichtung: Erstellen Sie ein Fließband, damit Aufgaben schneller erledigt werden können; Dies wird auch verhindern, dass sich in dieser entscheidenden Zeit Engpässe bilden, in denen jeder seine volle Aufmerksamkeit darauf richten muss, alles richtig zu machen (und nicht frustriert zu werden). Auch hier sind Checklisten sehr hilfreich – damit beim Aufbau nichts vergessen oder übersehen wird!
• Zur Showzeit: Stellen Sie sicher, dass genügend Leute an der Tür arbeiten; Wenn nicht, rufen Sie einige Freunde oder Familienmitglieder an, die bei dieser Aufgabe helfen können (oder stellen Sie jemanden speziell für diesen Job ein).
• Nach der Show: Die Aufräumarbeiten beginnen sofort, nachdem Ihr letzter Gast den Veranstaltungsort verlassen hat – spenden Sie alle übrig gebliebenen Gegenstände von Tischen/Ständen zurück in Aufbewahrungsbehälter oder Kisten, damit alles für die nächste Verwendung bereit ist! Vielleicht möchten Sie auch jemanden zur Hand haben, der weiß, wie viel Essen während der Vorbereitungsphase zubereitet wurde (damit am Ende nicht zu viel übrig bleibt), während andere damit beginnen, Dekorationen rund um den Veranstaltungsort abzubauen, nachdem alle Gäste sicher nach Hause gegangen sind.“

Fazit

Das Befolgen dieser Schritte wird Ihnen helfen, eine Veranstaltung zu organisieren und zu verwalten, aber denken Sie daran, dass das Wichtigste ist, Spaß zu haben! Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft, besteht darin, jeden Moment zu genießen. Wenn Sie Spaß haben, werden es alle anderen auch tun!