Das Hinzufügen einer Journalbuchung kann ausreichen, um einen Buchhaltungsfehler zu korrigieren. Diese Art der Journalbuchung wird als „Korrekturbuchung“ bezeichnet. Korrekturbuchungen bereinigen die Gewinnrücklagen einer Abrechnungsperiode, dh Ihren Gewinn abzüglich Ausgaben. Korrekturbuchungen sind Teil des Periodensystems, das die doppelte Buchführung verwendet. Dies bedeutet, dass die korrigierende Buchung sowohl eine Belastung als auch eine Gutschrift enthält. Viele Buchhaltungsfehler können durch die Überprüfung Ihres Testsaldos und/oder das Durchführen von Abgleichen identifiziert werden, z. B. durch den Vergleich Ihrer Buchhaltungsunterlagen mit Ihrem Kontoauszug.
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Wie korrigiert man Buchhaltungsfehler?
Häufig wird ein Buchhaltungsfehler durch das Hinzufügen einer Journalbuchung (bekannt als „Korrekturbuchung“) behoben. Die Journalbuchung t die Gewinnrücklagen (Gewinn minus Aufwendungen) für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an. Korrekturbuchungen sind Teil des Periodensystems, das die doppelte Buchführung verwendet.
- Zum Beispiel wurden zahlbare Gehälter im Wert von 1000 US-Dollar nicht erfasst (ein Irrtum). Um die Korrektur vorzunehmen, muss eine Journalbuchung von 1000 USD unter „Gehaltskosten“ (Soll) und 1000 USD als „Gehalt zu zahlen“ (Gutschrift) hinzugefügt werden.
Fehler aus dem Vorjahr können sich auf Ihre aktuellen Bücher auswirken. Um dies zu umgehen, fügen Sie rückdatierte Korrektureinträge hinzu.
- Der Fehler im vorherigen Beispiel wurde beispielsweise im Jahr 2017 gemacht. Um die Korrektur vorzunehmen, fügen Sie die 1000-Dollar-Belastung und -Gutschrift vom 31. Dezember 2017 hinzu.
Der erste Schritt zur Korrektur von Rechnungslegungsfehlern besteht jedoch darin, identifizieren diese Fehler.
ÜBERPRÜFEN DES TESTBILANZ
Die Überprüfung Ihres Testsaldos (über Ihre Buchhaltungssoftware) ist eine Möglichkeit, verschiedene Arten von Fehlern zu finden. Obwohl sich nicht alle Fehler auf den Testsaldo auswirken, ist dies keine narrensichere Möglichkeit, Fehler zu erkennen.
Ein Testsaldo ist die Summe der Gutschriften und Belastungen für alle Konten Ihres Unternehmens. Wenn die Summe aller Ihrer Gutschriften und Belastungen für ein bestimmtes Konto gleich ist (dh das Guthaben), dann können Sie loslegen! Wenn sie nicht übereinstimmen, ist es an der Zeit, Ihre Eingaben zu überprüfen, um zu sehen, ob Sie einen der oben aufgeführten Fehler gemacht haben.
ÜBERPRÜFUNG VON ABSTIMMUNGEN
Abstimmungen werden auch viele Arten von Fehlern aufdecken. Sie sollten je nach Art der Abstimmung monatlich und jährlich Abstimmungen durchführen. Bankabstimmungen können am Monatsende durchgeführt werden, während Anlagenabstimmungen am Jahresende durchgeführt werden können.
Um einen Bankabgleich durchzuführen, müssen Sie zuerst Ihr Bargeldkonto ausgleichen – kleine Unternehmen erfassen Zahlungen und Einnahmen in der Regel in einem Kassenbuch. Die Belastungen und Gutschriften sollten sich ausgleichen. Vergleichen Sie diese dann mit Ihrem Kontoauszug.
Wenn Ihr Geldkonto und Ihr Kontoauszug unterschiedliche Zahlen aufweisen, ist es an der Zeit, jede Transaktion zu überprüfen beide Seiten. Auf diese Weise sehen Sie, ob die Bank einen Fehler gemacht oder eine Transaktion in einem anderen Monat (und einer anderen Monatsrechnung) als Sie erfasst hat. Oder Sie werden feststellen, dass bei Ihnen ein Buchhaltungsfehler vorliegt.
ROUTINE-PRÜFUNGEN ZUM ERKENNEN VON FEHLERN
Es ist wichtig, eine Routine einzurichten, in der Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen regelmäßig überprüfen und abgleichen. Trotzdem werden Buchhaltungsfehler immer noch ieren, egal wie gründlich und häufig Ihre Überprüfungen sind. Wichtig ist, dass ein System vorhanden ist, um Fehler zu minimieren und mögliche Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren.
Was sind die häufigsten Arten von Buchhaltungsfehlern?
Buchhaltungsfehler sind Unstimmigkeiten in den Finanzunterlagen eines Unternehmens. Sie werden in der Regel unbeabsichtigt gemacht (vorsätzliche Fehler können zu strafrechtlichen Ermittlungen führen).
Fehler können entweder kleine Fehler sein, die sich nicht auf die Gesamtzahlen auswirken, oder solche, die zu größeren Fehleinschätzungen führen und mehr Zeit und Ressourcen benötigen, um sie zu identifizieren und zu beheben. Buchhaltungsfehler können den reibungslosen Betrieb Ihres kleinen Unternehmens beeinträchtigen und das Wachstum beeinträchtigen. Daher ist es wichtig, die häufigsten Arten von Buchhaltungsfehlern zu kennen und zu korrigieren.
Es gibt sieben häufige Arten von Buchhaltungsfehlern:
1. ERGÄNZENDE EINGÄNGE
Nebenbuchungen sind falsch eingegebene Transaktionen. Normalerweise wird dieser Fehler erst gefunden, wenn Sie Ihren Bankabgleich durchführen.
- Beispiel: Sie leihen einem Kunden 2500 US-Dollar, geben ihn aber als 25-Dollar-Transaktion ein (und 25-Dollar-Abhebung von Ihrem Geldkonto).
2. UMSETZUNGSFEHLER
Dieser Fehler tritt auf, wenn zwei Ziffern vertauscht (oder „transponiert“) werden. Der Fehler zeigt sich als Fehler bei der Dateneingabe, wenn Sie eine neue Aufnahme veröffentlichen. Obwohl es sich um einen einfachen Fehler handelt, kann er Ihre Buchhaltung erheblich beeinträchtigen und zu finanziellen Verlusten führen – ganz zu schweigen von viel Zeit, um diesen kleinen Fehler zu finden.
- Beispiel: „52“ statt „25“. Oder „2643“ statt „2463“.
3. RUNDUNGSFEHLER
Das Abrunden einer Zahl scheint keine Rolle zu spielen, aber es kann Ihre Buchhaltung durcheinander bringen, was zu einem Schneeballeffekt von Fehlern führt. Menschen können diesen Fehler machen, aber es kann auch ein computergestützter Fehler sein.
- Beispiel: „3“ statt „2.9“ oder „65.765“ statt „65.7646“.
4. RÜCKNAHME DER EINGABE
Das Stornieren von Buchungsbuchungen bedeutet, dass eine Buchung gutgeschrieben statt belastet wird oder umgekehrt. Das Problem ist, dass Sie diesen Fehler in Ihrem Testguthaben nicht erkennen können – es wird trotzdem noch ausgeglichen sein.
- Beispiel: Eine Zahlung für das Heim-Internet wird irrtümlich als Rechnung erfasst.
5. UNTERLASSUNGSFEHLER
Dies geschieht, wenn eine Finanztransaktion nicht aufgezeichnet wird und daher nicht Teil der Dokumentation ist. Normalerweise wird die Transaktion, bei der es sich um eine Ausgabe oder den Verkauf einer Dienstleistung handeln kann, übersehen oder vergessen.
- Beispiel: Eine Fotografin vergisst, den Scheck über 1000 US-Dollar einzugeben, den sie am vergangenen Wochenende für die Aufnahme einer Hochzeit erhalten hat.
6. FEHLER DER KOMMISSION
Wenn ein Betrag als der richtige Betrag und das richtige Konto eingegeben wird, der Wert jedoch falsch ist, handelt es sich um einen Provisionsfehler. Dies kann bedeuten, dass vielleicht eine Summe subtrahiert statt addiert wird.
- Beispiel: Eine Zahlung wird auf die falsche Rechnung angewendet. Der vom Kunden geschuldete Betrag wird dem Testsaldo gutgeschrieben. Das Nebenbuch (oder die Eintragsdetails) des Kunden ist jedoch deaktiviert.
7. PRINZIP-FEHLER
Dies ist eine Transaktion, die nicht den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entspricht. Es wird auch als „Eingabefehler“ bezeichnet, da die Nummer zwar richtig ist, aber im falschen Konto gespeichert ist.
- Beispiel: Ein Vermögenswert wird als Aufwand erfasst, was dazu führt, dass er als Belastung erfasst wird, anstatt wie er sein sollte: ein Vermögenswert.
