Aldonado de ĵurnala enskribo eble sufiĉas por korekti kontadan eraron. Ĉi tiu tipo de ĵurnala eniro nomiĝas "korekta eniro." Korektaj enskriboj ĝustigas la retenitajn enspezojn de kontada periodo te vian profiton minus elspezojn. Korektaj enskriboj estas parto de la enspeza kontada sistemo, kiu uzas duoble-enskriban librotenadon. Ĉi tio signifas, ke la korekta eniro havos kaj debeton kaj krediton. Multaj kontadaj eraroj povas esti identigitaj per kontrolado de via provekvilibro kaj / aŭ plenumado de repacigoj, kiel ekzemple komparado de viaj kontaj registroj al via banka deklaro.
NOTO: Membroj de Subteno de FreshBooks ne estas atestitaj enspezimpostaj aŭ kontadaj profesiuloj kaj ne povas doni konsilojn en ĉi tiuj areoj, krom subtenaj demandoj pri FreshBooks. Se vi bezonas konsilon pri enspezimposto, bonvolu kontakti kontiston en via regiono.
Kiel Vi Korektas Kontadajn Erarojn?
Ofte, aldono de ĵurnala eniro (konata kiel "korektanta eniro") riparos kontadan eraron. La ĵurnala enskribo ĝustigas la retenitajn enspezojn (profito minus elspezoj) por certa kontada periodo. Korektaj enskriboj estas parto de la enspeza kontada sistemo, kiu uzas duoble-enskriban librotenadon.
- Ekzemple, 1000 USD da pagotaj salajroj ne estis registritaj (eraro de preterlaso). Por fari la korektadon, oni devas aldoni ĵurnalon de $ 1000 sub "salajra elspezo" (debeto) kaj $ 1000 aldonite kiel "salajro pagota" (kredito).
Eraroj de la antaŭa jaro povas influi viajn nunajn librojn. La maniero ĉirkaŭi ĉi tion estas aldoni postdatigitajn korektajn enirojn.
- Ekzemple, la eraro en la antaŭa ekzemplo okazis en 2017. Por fari la korekton, aldonu la $ 1000-debiton kaj krediton datitajn la 31-an de decembro 2017.
Dirite, la unua paŝo por korekti kontajn erarojn estas identigi tiuj eraroj.
Reviziante la provan ekvilibron
Revizii vian provan ekvilibron (per via kontada programaro) estas unu maniero trovi diversajn erarojn. Kvankam ne ĉiuj eraroj influos la provan ekvilibron, do ĝi ne estas senprudenta maniero kapti erarojn.
Provekvilibro estas la sumo de kreditoj kaj ŝuldoj por ĉiuj kontoj de via kompanio. Se la sumo de ĉiuj viaj kreditoj kaj ŝuldoj por donita konto estas la sama (t.e. saldo) tiam vi bonvolos iri! Se ili ne kongruas, estas tempo komenci revizii viajn enskribojn por vidi ĉu vi faris unu el la supraj eraroj.
REVIZI REKONCILOJN
Repaciĝoj ankaŭ malkaŝos multajn specojn de eraroj. Vi devas plenumi repacigojn monate kaj jare, depende de la speco de repaciĝo. Bankaj repacigoj povas esti faritaj fine de monato, dum repacigoj de fiksaj aktivaĵoj povas esti faritaj fine de jaro.
Por fari bankan repaciĝon, vi devas unue ekvilibrigi vian monkonton - malgrandaj kompanioj kutime registras pagojn kaj kvitancojn en monlibro. La ŝuldoj kaj kreditoj devas ekvilibrigi. Poste komparu ilin al via banka deklaro.
Se via mona konto kaj banka deklaro montras malsamajn ciferojn, estas tempo kontroli ĉiun transakcion ambaŭ flankoj. Tiel vi vidos, ĉu la banko faris eraron aŭ registris transakcion en alia monato (kaj malsama monata deklaro) ol vi. Aŭ vi rimarkos, ke estas kontada eraro ĉe via fino.
RUTINAJ KONTROLOJ POR IDENTIFI ERAROJN
Gravas establi rutinon, kie vi regule revizias kaj efektivigas repacigojn de viaj kontaj registroj. Dirite, kontadaj eraroj ankoraŭ okazos, kiom ajn ĝisfundaj kaj oftaj viaj recenzoj. La grava afero estas, ke oni starigu sistemon por minimumigi erarojn kaj rapide ekvidi kaj korekti iujn okazantajn.
Kio estas la oftaj specoj de kontadaj eraroj?
Kontadaj eraroj estas diferencoj en financaj dokumentoj de kompanio. Ili kutime fariĝas pretervole (intencaj eraroj povas kaŭzi kriman enketon).
Eraroj povas esti malgrandaj eraroj, kiuj ne influas la ĝeneralajn ciferojn, aŭ neĝbulojn en pli grandajn miskalkulojn kaj bezonas pli da tempo kaj rimedoj por identigi kaj ripari. Kontadaj eraroj povas malhelpi vian malgrandan kompanion funkcii glate kaj difekti kreskon, do gravas lerni la oftajn specojn de kontadaj eraroj kaj kiel korekti ilin.
Estas sep oftaj specoj de kontadaj eraroj:
1. SUBVIDAJ ENIROJ
Filiaj enskriboj estas transakcioj malĝuste enskribitaj. Kutime ĉi tiu eraro ne troviĝas antaŭ ol vi faros vian bankan repaciĝon.
- Ekzemplo: vi pruntedonas al kliento $ 2500 sed enigas ĝin kiel $ 25-transakcion (kaj $ 25-retiron de via konto).
2. TRANSPOSICIAJ ERAROJ
Ĉi tiu eraro okazas kiam du ciferoj estas renversitaj (aŭ "transmetitaj"). La eraro montriĝos kiel eraro en enigo de datumoj kiam vi afiŝos novan registradon. Kvankam ĝi estas simpla eraro, ĝi povas influi vian kontadon signife kaj rezultigi financajn perdojn - por ne mencii multan tempon provante trovi ĉi tiun etan eraron.
- Ekzemplo: "52" anstataŭ "25." Aŭ "2643" anstataŭ "2463."
3. Ĉirkaŭaj eraroj
Rondigi nombron ŝajnas, ke ĝi ne gravas, sed ĝi povas forigi vian kontadon, rezultigante neĝbulan efikon de eraroj. Homoj povas fari ĉi tiun eraron, sed ĝi ankaŭ povas esti komputila eraro.
- Ekzemplo: "3" anstataŭ "2.9" aŭ "65.765" anstataŭ "65.7646."
4. ENIRA REVERSO
Inversigi kontadajn enskribojn signifas, ke enskribo estas kreditita anstataŭ esti ŝuldata, aŭ inverse. La afero estas, ke vi ne povas ekvidi ĉi tiun eraron en via prov-ekvilibro - ĝi tamen restos en ekvilibro.
- Ekzemplo: pago por hejma interreto estas enskribita kiel fakturo erare.
5. ERARO DE FORESTO
Ĉi tio okazas kiam financa transakcio ne estas registrita kaj do ne estas parto de la dokumentado. Kutime la transakcio, kiu povus esti elspezo aŭ vendo de servo, estas preteratentita aŭ forgesita.
- Ekzemplo: fotisto forgesas enigi la ĉekon de $ 1000, kiun ŝi ricevis de pafado de geedziĝo la antaŭan semajnfinon.
6. ERARO DE KOMISIO
Kiam kvanto estas enigita kiel la ĝusta kvanto kaj la ĝusta konto sed la valoro estas malĝusta, ĉi tio estas eraro de komisiono. Ĉi tio povas signifi, ke eble sumo estas subtrahita anstataŭ aldonita.
- Ekzemplo: pago estas aplikita al malĝusta fakturo. La sumo ŝuldata de la kliento estos ĝusta en la provsaldo. Sed la subloko (aŭ eniraj detaloj) de la kliento estos malŝaltita.
7. ERARO DE PRINCIPO
Ĉi tio estas transakcio, kiu ne plenumas la ĝenerale akceptitajn librotenajn principojn (GAAP). Ĝi ankaŭ nomiĝas "eniga eraro" ĉar, kvankam la nombro estas ĝusta, ĝi estas registrita en la malĝusta konto.
- Ekzemplo: valoraĵo estas elspezita, kio kaŭzas ĝin registri kiel debeto, anstataŭ kio ĝi devas esti: valoraĵo.
